Política de Privacidad

1. Quiénes somos y a qué se aplica esta Política

Civika SpA ("Civika", "nosotros") ofrece una plataforma de gestión para pymes chilenas. Esta Política explica cómo tratamos datos personales conforme a la Ley 19.628 sobre protección de datos personales, modificada por la Ley 21.719, cuyas nuevas normas rigen desde el 1 de diciembre de 2026.

Civika cumple dos roles distintos:

• Responsable de los datos de quienes usan Civika y de quienes nos contactan: cuentas de usuario, facturación, soporte, seguridad y sitio web (secciones 2 y 4 a 12).
• Encargado de los datos que cada empresa cliente registra en la plataforma sobre sus clientes, trabajadores, proveedores y contactos. En ese caso la empresa cliente es la responsable y Civika los trata por su cuenta (sección 3 y sección 8 de los Términos de Servicio).

2. Datos que tratamos como responsable

Intereses legítimos: usamos esta base solo para la seguridad del servicio y la prevención de fraude, y para medir el uso del sitio público. Puede oponerse a ellos (sección 9).

Origen de los datos: los obtenemos de usted, de la organización que lo invita, de Google cuando inicia sesión con esa cuenta y, automáticamente, de su dispositivo al usar el servicio.

3. Datos que tratamos por encargo de nuestros clientes

La empresa cliente decide qué datos registra y para qué. Según las funcionalidades que use, pueden incluir:

• Identificación y contacto de clientes, proveedores, subcontratistas y trabajadores: nombre, RUT, correo, teléfono y dirección.
• Datos comerciales y tributarios: pedidos, ventas, documentos tributarios, pagos, cupos de crédito y deudas.
• Datos laborales de trabajadores en Obras: fecha de nacimiento, nacionalidad, contacto de emergencia, AFP, sistema de salud, contrato y documentos como exámenes médicos, certificado de antecedentes y liquidaciones de sueldo. Algunos son datos sensibles.
• Datos bancarios de subcontratistas para gestionar pagos.
• Firmas, fotos y archivos cargados en informes, evidencias, entregas y documentos.
• Ubicación, descrita a continuación.

Si sus datos fueron registrados por una empresa que usa Civika, ejerza sus derechos ante esa empresa. Si nos escribe, le remitiremos la solicitud.

3.1 Ubicación

• Ubicación del dispositivo: en Ventas, la app pide la ubicación del dispositivo en momentos puntuales: al iniciar o cerrar la jornada, al registrar un pedido en terreno, al marcar la llegada o salida de una visita, una entrega o un incidente. No hay seguimiento continuo.
• Finalidad: la organización usa esa ubicación para verificar su operación en terreno.
• Conservación: se guarda junto al registro, mientras la organización lo mantenga.
• Fotos de Obras: las fotos de avance conservan la ubicación incluida en la imagen.
• Ubicación de clientes y bodegas: se obtiene del dispositivo del vendedor o geocodificando la dirección. Enviamos direcciones y coordenadas a Google Maps Platform para ubicarlas en el mapa y calcular rutas. No cedemos la ubicación a otros terceros.
• Permiso: puede negar el acceso a la ubicación en su dispositivo. Si lo niega, el registro se guarda sin ubicación.

4. Destinatarios y proveedores

Nunca vendemos datos personales. Los compartimos solo con los proveedores que necesitamos para prestar el servicio. Cuando tratan datos de nuestros clientes, actúan como subencargados. Los compartimos también con autoridades cuando la ley o una resolución competente lo exige.

Los documentos tributarios electrónicos se envían al Servicio de Impuestos Internos por obligación legal de la empresa emisora.

Según sus condiciones para uso mediante API, los proveedores de IA no usan los datos enviados para entrenar sus modelos. Las respuestas de la IA son asistencia y las revisan los usuarios.

En caso de fusión, adquisición o venta de activos, los datos podrán transferirse al sucesor, con aviso previo y bajo esta misma Política.

5. Transferencias internacionales

Los datos se alojan en Brasil y algunos proveedores los procesan en Estados Unidos, Canadá, Reino Unido, Suiza o España. Mientras la Agencia de Protección de Datos Personales no declare qué países tienen un nivel adecuado de protección, trabajamos con proveedores que ofrecen acuerdos de tratamiento de datos con garantías contractuales.

6. Conservación

Al suprimir datos también se eliminan de los respaldos cuando estos cumplen su ciclo.

7. Seguridad

• Cifrado en tránsito (TLS) y en reposo (AES-256).
• Aislamiento entre organizaciones mediante políticas de acceso en la base de datos.
• Acceso según rol dentro de cada organización.
• Credenciales de integraciones cifradas y certificados digitales en una bóveda de secretos.
• Respaldos diarios de la base de datos.
• Registros de auditoría de accesos y acciones sensibles.
• Alertas automáticas ante fallas de procesos críticos.

Acceso de Civika: personal autorizado puede ingresar a una organización para dar soporte o verificar un problema. El ingreso exige registrar un motivo, expira automáticamente y queda en un registro de auditoría.

8. Vulneraciones de seguridad

Si ocurre una vulneración que genere un riesgo razonable para sus derechos, la reportaremos a la Agencia de Protección de Datos Personales por los medios más expeditos posibles y sin dilaciones indebidas. Además, le avisaremos directamente si afecta datos sensibles, datos de niños o niñas, o datos sobre obligaciones económicas, bancarias o comerciales. Si afecta datos que tratamos por encargo, avisaremos a la empresa cliente para que cumpla sus propias obligaciones.

9. Sus derechos

Puede solicitar:

• Acceso: saber qué datos tratamos, de dónde provienen, para qué, con quién los compartimos y por cuánto tiempo.
• Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
• Supresión: eliminar sus datos, salvo que debamos conservarlos por ley o para cumplir el contrato.
• Oposición: oponerse al tratamiento basado en interés legítimo o con fines de marketing.
• Portabilidad: recibir sus datos en un formato estructurado y de uso común.
• Bloqueo: suspender temporalmente el tratamiento mientras se resuelve otra solicitud.
• Decisiones automatizadas: no ser objeto de decisiones basadas únicamente en tratamiento automatizado y pedir intervención humana (sección 10).
• Retirar su consentimiento cuando esa sea la base, sin afectar el tratamiento anterior.

Cómo ejercerlos: escriba a contacto@civika.app indicando su nombre, un medio para verificar su identidad y el derecho que ejerce. También puede descargar sus datos en Cuenta → Datos y pedir la eliminación de su cuenta en Cuenta → Eliminar cuenta. El ejercicio de estos derechos es gratuito.

Plazos: respondemos dentro de 30 días corridos, prorrogables una vez por otros 30 días con aviso. Las solicitudes de bloqueo se responden dentro de 2 días hábiles.

Reclamo: si rechazamos su solicitud o no respondemos dentro de plazo, desde el 1 de diciembre de 2026 puede reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales dentro de los 30 días hábiles siguientes. Antes de esa fecha puede recurrir a los tribunales conforme a la Ley 19.628.

10. Decisiones automatizadas e inteligencia artificial

Civika no toma, por su cuenta, decisiones basadas únicamente en tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos para usted o lo afecten significativamente.

Las empresas clientes pueden configurar reglas automáticas en su operación. Por ejemplo, Ventas bloquea las ventas a crédito de un cliente con deuda vencida, salvo que la empresa desactive esa regla en su configuración de crédito. La empresa cliente es responsable de esas decisiones y de revisarlas si se le solicita.

Las funciones de IA leen documentos, responden consultas y proponen análisis. Por ejemplo, un análisis de desempeño de un colaborador se genera solo cuando un usuario lo pide y es orientativo. Ninguna de estas funciones adopta decisiones por sí sola.

11. Cookies y almacenamiento en el dispositivo

En la app usamos solo cookies y almacenamiento necesarios para:

• mantener la sesión y la seguridad;
• recordar preferencias, como la organización seleccionada, la moneda o el estado del menú;
• registrar los accesos de soporte.

Las métricas de uso de la app las mide Vercel Analytics, sin cookies.

En el sitio público (civika.app) usamos además Google Analytics y Metricool para medir las visitas. Puede bloquear estas cookies en la configuración de su navegador sin afectar el uso del servicio.

Uso sin conexión: para operar sin señal, la app guarda datos en el dispositivo:

• Ventas: operaciones pendientes con nombre del cliente, montos y ubicación, además de pedidos, cuentas de crédito de clientes y copias de rutas y bodegas.
• Obras: informes, fotos y acciones pendientes hasta que se sincronizan; al llegar al servidor se eliminan del dispositivo.
• Copias de pantallas: la caché de la app.

Al cerrar sesión se borran todos estos datos del dispositivo. Si hay informes u operaciones que aún no llegan a Civika, la app avisa cuántos son antes de eliminarlos. Si otra persona inicia sesión en el mismo dispositivo, se borran los datos sin conexión del usuario anterior.

12. Menores de edad

Civika no está dirigido a menores de 18 años y no recopilamos intencionalmente sus datos. Si detectamos datos de un menor en una cuenta de usuario, los eliminamos.

13. Comunicaciones

• Del servicio: avisos de seguridad, facturación y funcionamiento. Son necesarias para prestar el servicio.
• Notificaciones de la operación: se configuran en Cuenta → Notificaciones. Los resúmenes periódicos por correo incluyen un enlace para dejar de recibirlos.
• Marketing: solo si lo aceptó. Puede retirar su consentimiento escribiendo a contacto@civika.app.

14. Cambios a esta Política

Publicamos cada versión con su número y fecha. Si un cambio amplía las finalidades o reduce sus derechos, lo avisaremos por correo o en la plataforma con 30 días de anticipación.

15. Contacto

Consultas de privacidad y solicitudes: contacto@civika.app | +56 9 4747 6587 (lunes a viernes, de 9:00 a 18:00, hora de Chile).

Glosario

• Dato personal: información que identifica o hace identificable a una persona natural.
• Dato sensible: el que se refiere a características físicas o morales o a hechos de la vida privada, como la salud, el perfil biológico, los datos biométricos o la situación socioeconómica.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales.
• Responsable: quien decide para qué y cómo se tratan los datos.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable.
• Subencargado: proveedor que trata datos por cuenta del encargado, con autorización del responsable.
• Titular: la persona a quien se refieren los datos.

Forma parte integral de los Términos de Servicio.

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